Management der Digitalisierung:  die wichtigsten Schritte

Managementprozess Digitalisierung: Wie startet er? In welchen Schritten können Sie Ihre Digitalisierung voranbringen? Was ist zu beachten?

In diesem Beitrag stelle ich Ihnen das Vorgehen in den wichtigsten Schritten vor. Die Bausteine der Digitalisierung finden Sie hier

Wichtig: Digitalisierung mit Bedacht angehen

Zunächst sollten Sie Ihre Digitalisierung mit Bedacht angehen:

• Es gibt keinen Masterplan: Alle Unternehmen gehen diesen Weg zum ersten Mal. Die einen sind schon weiter als die anderen, aber alle müssen erst einmal Basiserfahrungen sammeln. Das sollten auch Sie tun, um Sicherheit zu gewinnen und Zutrauen in die eigenen Stärken.
• Digitalisierung ist für jede Branche und jedes Unternehmen unterschiedlich: Wie sich die Digitalisierung der Banken entwickelt muss nicht für Versicherungen oder Werkzeughersteller zutreffen. Prüfen Sie, welche Entwicklungen sich in den kommenden Monaten und Jahren in Ihrer Branche abzeichnen. Prüfen Sie grundsätzlich, welche Chancen dies für Sie bedeutet und welche Herausforderungen dies mit sich bringt.
• Digitalisierung muss Ihrem Unternehmen und dessen Kultur passen: Es gibt KMUs, die Digitalisierung als Bedrohung von außen empfinden und sich in einer Opferrolle sehen; andere begreifen die Digitalisierung als große Chance, um ihr Unternehmen durch neue Kundenerlebnisse auf Basis digitaler Technologien weiterhin erfolgreich zu machen. Beide Haltungen wirken sich entscheidend auf den Umgang mit der Digitalisierung und deren Umsetzung aus. Prüfen Sie selbst, mit welcher Haltung Sie an Ihre Digitalisierung herangehen.

Lassen Sie sich nicht unter Druck setzen: Systematisches und sorgfältiges Vorgehen sind essenziell, um Ihr KMU nicht zu überfordern.

Beachten Sie: Digitalisierung ist niemals nur gut oder niemals nur schlecht – Umfragen legen dies nahe, wenn Unternehmen derart gefragt werden. Stattdessen bringt die Digitalisierung immer sowohl Chancen mit sich als auch Bedenken. Beides sollten Sie ernst nehmen und sorgsam abwägen.

Tipp:

Entwickeln Sie hierzu zwei Listen: Eine Liste enthält Ihre eigenen Pro-Argumente der Digitalisierung, die andere Ihren Negativ-Argumente und Bedenken. Formulieren Sie dann, was Ihre eigenen Bedenken ausräumen könnten und wie Sie Ihre Chancen noch besser nutzen können.

Tipp

In solchen Listen können Sie Ihre Ressourcen erkennen und auf dieser Grundlage einen Verhaltensplan entwickeln, diese für Ihre Digitalisierung zu nutzen; Sie nehmen Ihre Bedenken und überlegen sich, wie sie mit diesen umgehen, damit sie Ihnen nicht unnötig im Weg stehen und Sie blockieren.

Verschenken Sie nicht voreilig Ihre Chancen!

Vorbereitung

Digitalisierung hat schon in allen Unternehmen eingesetzt, sei es durch die Umstellung von Papierdokumenten auf elektronische, sei es durch die Einführung von Social Media, sei es durch Automation in der Produktion. Auch Sie beginnen nicht bei 0.

Digitalisierung als strategischer Geschäftsprozess bedeutet zum einen, systematisch Ihre vorhandenen Abläufe (Tagesgeschäft) weiter zu optimieren und zum anderen völlig neue Geschäftsoptionen zur strategischen Erneuerung Ihres Unternehmens zu schaffen. Dies wird als „Beidhändigkeit“ bezeichnet.

Digitalisierung: 1. Tagesgeschäft optimieren und 2. neue strategische Geschäftsoptionen entwickeln

Dies sollte koordiniert erfolgen, damit eine Hand weiß, was die andere Hand tut. In diesem Sinn ist von der Digitalisierung Ihr gesamtes Unternehmen betroffen. Doch Silodenken könnte dem systematischen und erfolgreichen Vorgehen behindern oder gar unmöglich machen. Was tun?

Die Digitalisierung wird in der Regel „von oben“ in Gang gesetzt: Die Unternehmensleitung gibt einer unabhängigen Projektgruppe eine beschlussfähige Vorlage in Auftrag. Sie besteht aus dem Projektmanager und Teammitgliedern sowie einem übergeordneten Lenkungsausschuss. Der Lenkungsausschuss ist Anlaufstelle für Probleme und Konflikte, die die Projektgruppe nicht lösen kann. Er wacht über den Fortschritt der Umsetzung und verabschiedet die Projektergebnisse.

Ganz wichtig: Alle Beteiligten einigen sich so früh wie möglich darüber, was sie unter Digitalisierung und ihrem Auftrag verstehen und welche Erwartungen sie an das Projekt knüpfen. Auf Basis des erarbeiteten Projektverständnisses legt der Projektmanager den Zeit- und Finanzrahmen des Projektes fest.

Die 4 Schritte

Für die Digitalisierung lässt sich der bewährte Management- Prozess nutzen, der aus vier Schritten besteht:

1. Analyse
2. Planung
3. Umsetzung
4. Kontrolle.

Da die Digitalisierung nicht ohne neue Bereitschaften und Fähigkeiten der Belegschaft umsetzbar ist, müssen diese beiden Aspekte dem Prozess hinzugefügt werden, wie folgende Abbildung zeigt:

Abb. 2: Der Prozess der Digitalisierung: Die Digitalisierung verläuft in den bewährten Schritten der Analyse, Planung, Umsetzung und Kontrolle. Hinzu kommt die Schaffung von Wandelbereitschaft und Wandelfähigkeit (© Prof. Adlmaier-Herbst)

Analyse

Die Analyse beantwortet die Frage, wo das Unternehmen derzeit steht und worin der Handlungsbedarf besteht, das Unternehmen auf die digitale Zukunft auszurichten. Die Analyse dient also der Standortbestimmung und der konkreten Aufgaben für die Digitalisierung.

Die Analyse erfolgt in drei Schritten, die aufeinander folgen:

1. Sammeln von Informationen
2. Bewertung der Informationen (SWOT)
3. Ableiten der konkreten Aufgaben für die Digitalisierung

Das Sammeln von Daten umfasst zwei Kernbereiche, wie im Strukturmodell ersichtlich:

1. Die Digitalisierungsstrategie einschließlich neuer Geschäftsmodelle, neuer Produkte und Leistungen sowie neuer Kundenbeziehungen für die Schaffung neuer Kundenerlebnisse,
2. die zur Umsetzung der Digitalisierung erforderliche interne Transformation. Kein Unternehmen wird in der Lage sein, die Digitalisierungsstrategie ohne Änderungen der Prozesse, der Strukturen, der IT, der Unternehmenskultur zu bewerkstelligen.

Beispiele für Fragen zur Digitalisierungsstrategie: Welche digitalen Technologien nutzt das Unternehmen bereits? Welche entstehen gerade, wie zum Beispiel Mobile, 3-D-Drucker, Virtual Realist etc. Wie sieht das Geschäftsmodell des Unternehmens aus? Welche neuen Geschäftsmodelle entstehen durch die Digitalisierung wie zum Beispiel Plattform-Modelle? Wo gibt es für das KMU Potenziale für neue Geschäftsmodelle durch ungelöste Kundenprobleme?

Beispiele für Fragen zur internen Transformation: Wie ist der Stand der Unternehmenskultur: Wie stark sind das Bedürfnis nach Sicherheit und Kontrolle? Nach Neuem? Nach Stärke und Macht? Wie ausgeprägt ist das Silodenken? Wie ist der Stand der Befähigung der Mitarbeitenden hinsichtlich Digitalisierung und Wandel? Dies umfasst die Organisation (Aus- und Weiterbildung, Rollen und Verantwortlichkeiten, Prozesse, Strukturen, IT, Kultur), die Kommunikation und das Controlling

Bewertung der Informationen (SWOT)

Die gesammelten Informationen werden nach den derzeitigen Stärken und Schwächen sowie nach den künftigen Chancen und Risiken bewertet. Unterscheiden zwischen Gegenwart und Zukunft zwingt die Verantwortlichen, sich mit den Entwicklungen innerhalb der kommenden Monate und Jahre zu beschäftigen – was meiner Erfahrung nach viele KMUs nicht tun. Jedoch könnte erst diese Betrachtung den tatsächlichen Handlungsbedarf zeigen.

Ableiten der konkreten Aufgaben für die Digitalisierung

Die Analyse schließt mit der Frage ab, was jetzt genau zu tun ist. Beispiele: Welche kann das Unternehmen nutzen? Welche weiterentwickeln? Welchen Bedarf gibt es an die Entwicklung des vorhandenen Geschäftsmodells? Welche an neue strategische Optionen? Welche Produkte bleiben erhalten? Welche werden digitalisiert? Welche völlig neuen Produkte und Leistungen sollten entstehen?

Beispiele für Aufgaben der Internen Transformation: Welche Wandlungsbereitschaft muss für die interne Transformation geschaffen werden? Welche Wandlungsfähigkeit? Dies umfasst die Organisation (Aus- und Weiterbildung, Rollen und Verantwortlichkeiten, Prozesse, Strukturen, IT, Kultur), die Kommunikation und das Controlling.

Die Dauer der ersten Phase hängt von der Unternehmensgröße ab, der Zustimmung zum Prozess, der Einsicht des Managements, der Unternehmenskultur, der Bereitschaft zur Veränderung und der Vielfalt der Unternehmensleistungen. Sie sollte aufgrund der Dynamik der Entwicklungen des Marktes, der Technologien etc. nicht mehr als 6 Monate umfassen.

Planung

Die Planung ist der Lösungsentwurf, der festlegt, wie die Aufgaben gelöst werden. Die drei Kernelementen sind das

1. Setzen der Ziele für die Digitalisierung und die interne Transformation
2. das Auswählen der erfolgversprechendsten Strategien
3. sowie die Mittel und Maßnahmen

Ziele

Was will die Digitalisierung erreicht haben? Formuliert wird der Inhalt (was?), das Ausmass (wie viel?) und der Zeitpunkt der Zielerreichung („wann“?).

Beispiele:

• 5 Innovationen pro Jahr ab übernächsten Jahr
• Halbierung der „Time to Market“ innerhalb von 2 Jahren
• In einem Jahr sind alle Prozesse digitalisiert, die digitalisiert werden können

Strategien

Strategien sind Handlungsalternativen. Der beste Weg zum Ziel. Beispiele:

• Extern: Innovationsstrategie (hierin: Open Innovation), Plattformstrategie,
• Intern: Zentral oder dezentral, national oder international, top-down oder bottom-up? Interdisziplinär statt unidisziplinär, Selbstkontrolle statt Fremdkontrolle,

Maßnahmen

Die Mittel und Maßnahmen legen fest, wodurch die Strategie umgesetzt und die Ziele operativ erreicht werden sollen.

Umsetzung

Die Umsetzung als operative Ebene legt die Ausgestaltung der Mittel und Maßnahmen fest. Beispiele: Wie konkret erfolgt das Einbeziehen der Kunden im Crowdsourcing (Plattform, Themen, Beteiligte, Anreiz etc.)? Wie läuft der Design-Thinking-Workshop ab? Wie laufen neue Prozesse ab?

Kontrolle

Die Kontrolle soll sichern, dass das KMU seine Digitalisierung- und Transformationsziele erreicht. Die integrierte Planung und Kontrolle wird auch als Controlling bezeichnet. Die Kontrolle beantwortet drei Fragen: Was, wann und wie.

1. Was wird kontrolliert? Das sind natürlich die Ziele der Digitalisierungsstrategie sowie der Internen Transformation.
2. Wann: Das KMU kann vor der eigentlichen Implementierung der Maßnahmen testen (Protest), während (In-Betreten-Test) oder abschließend (Posttest).
3. Wie: Befragungen der Kunden, Beobachtung des Kundenverhaltens, Experimente wie mit Prototypen von eShops.

Die kontinuierliche Kontrolle mit Zwischenzielen sichert, dass Sie bei Abweichungen von Zielen rechtzeitig gegensteuern können.

Ausblick

Dies sind die wichtigsten Schritte auf dem Weg in Ihre Digitalisierung im Überblick. In den kommenden Ausgaben stelle ich Ihnen jeden der einzelnen Schritte konkreter vor, also die Vorbereitung, Analyse, Planung, Umsetzung und Kontrolle.

Der Autor

Prof. Dr. D. Georg Adlmaier-Herbst ist Honorarprofessor und Scientific Director der Forschungsstelle „Berliner Management Modell für die Digitalisierung (BMM )“ am Berlin Career College der Universität der Künste Berlin. Er ist Gastprofessor für „eCommerce in China“ an der Jiao-Tong-Universität in Shanghai (China), Hauptdozent im Executive MBA HSG für Unternehmenstransformation im Digitalen Zeitalter an der Universität St. Gallen (Schweiz), Dozent „Digital Leadership“, CAS Digital Innovation & Business Transformation, University of St. Gallen (Schweiz), Dozent im „CAS Strategic Communication“ an der Hochschule Luzern (Schweiz), Gastprofessor an der Lettischen Kulturakademie in Riga (Lettland). Herbst ist außerdem weltweit als Berater für Unternehmen, Organisationen und Personen tätig. 2011 wurde er von der Zeitschrift „Unikum Beruf“ zum „Professor des Jahres“ gewählt. Er ist Mitglied im Rat der Internetweisen. Adlmaier-Herbst hat 20 Bücher geschrieben.